ASPECTOS RELEVANTES:

Objetivo de la Guía: El 6 de septiembre de 2024, la Superintendencia de Protección de Datos Personales (“SPDP”) emitió la Guía Técnica la cual establece los requisitos para que los Sujetos Regulados extranjeros que operan en Ecuador designen un apoderado especial en el país. Esto busca garantizar la protección de los datos de residentes ecuatorianos, facilitando el ejercicio de sus derechos y asegurando el cumplimiento de la ley de protección de datos personales por parte de entidades extranjeras. 

Sujetos regulados a cumplir con la Guía: Responsables, Corresponsables y Encargados extranjeros que, sin estar domiciliados en territorio de la República del Ecuador, realicen las siguientes actividades:

1. Oferten bienes y/o servicios a titulares de datos personales que residan en Ecuador.
2. Formen parte del sistema de protección de datos, independientemente de que oferten bienes y/o servicios que requieran un pago o sean gratuitos.
3. Realicen control de comportamiento, en la medida en que dicho control tuviere lugar en Ecuador, ya fuera de forma física, virtual o remota.

Designación de Apoderado especial:
Los Sujetos Regulados deberán tener en Ecuador, de manera permanente, un apoderado especial con amplias y suficientes facultades para comparecer ante instancias administrativas y judiciales en materia de protección de datos personales. Adicionalmente, el apoderado deberá gestionar las peticiones o quejas de los titulares de datos (atención de derechos ARCO+) acorde a los plazos de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (“LOPDP”).

Requisitos del poder otorgado al apoderado especial:
Los Sujetos Regulados deberán hacer constar en el poder especial los siguientes elementos:

1. Denominación y razón social.
2. Nombres comerciales o marcas que utilizan para distinguir sus productos o servicios.
3. En el caso de encargados extranjeros, deberán, también, hacer constar los nombres de los responsables por quienes procesan y tratan datos personales.
4. Direcciones electrónicas y físicas, y números de teléfono de sus casas matrices.
5. Direcciones electrónicas y físicas, y números de teléfono de sus apoderados especiales en Ecuador.

Requisitos que debe cumplir el apoderado:
El apoderado puede ser una persona natural o jurídica.

• Persona natural: si el apoderado es persona natural, deberá ser ecuatoriano y, si es extranjero, deberá residir en el Ecuador y gozar de derechos políticos.
• Persona jurídica: si el apoderado es persona jurídica, ésta deberá tener un objeto social que le permita obrar como mandatario del Sujeto Regulado.

Proceso de registro del apoderado especial ante la Superintendencia:
Los Sujetos Regulados deberán registrar su apoderado especial ante la Superintendencia y presentar el documento donde conste el poder especial.

Si el poder fue otorgado en el extranjero, deberá cumplir con lo siguiente:

1. Incluir la apostilla correspondiente reglada por la Convención de La Haya.
2. Incluir certificado otorgado por agente diplomático o consular del Ecuador residente del Estado donde se otorgó el poder (en caso de el Estado en cuestión no fuera suscriptor del Convenio de La Haya.

La Superintendencia evaluará el poder otorgado al apoderado especial por parte del Sujeto Regulado para determinar si es adecuado y suficiente según los parámetros de la Guía. El registro del poder se realizará a través de medios físicos y/o electrónicos. La SPDP publicará en su página web una guía de Sujetos Regulados y sus Apoderados Especiales con sus datos de contacto para facilitar a los titulares de datos el ejercicio de sus derechos.

Obligaciones adicionales:
Los Sujetos Regulados deberán presentar adicionalmente los siguientes documentos a la Superintendencia:

1. Acuerdo de corresponsabilidad o de encargo de tratamiento de datos.
2. Registro de Actividades de Tratamiento (RAT) para cada una de las actividades de tratamiento.
3. Análisis de Riesgos por cada actividad de tratamiento de datos.
4. Flujo de datos personales que realicen por cada tratamiento.
5. Detalle de las medidas de seguridad implementadas para la comunicación y transferencia de datos.
6. Códigos de autorregulación, en caso de tenerlos, que deberán ser aprobados por la Superintendencia.

PLAZO: Los Sujetos Regulados deberán registrar su apoderado especial ante la Superintendencia en un plazo de seis (6) meses desde la publicación de la Guía en el Registro Oficial.

Hasta que la Superintendencia pueda habilitar la plataforma electrónica para el registro de los apoderados especiales, la solicitud (con firma autógrafa) y los poderes especiales deberán presentarse en las oficinas donde funcione la entidad.

Para más información contáctenos a los siguientes correos:

• María Rosa Fabara: mrfabara@bustamantefabara.com

• Daniel Castelo: dcastelo@bustamantefabara.com

• Esteban Dávila: edavila@bustamantefabara.com

• María Mercedes Salgado: msalgado@bustamantefabara.com

• Rafael Gabela: rgabela@bustamantefabara.com