El Acuerdo Ministerial Nro. MDT-2025-053, expedido en fecha 12 de mayo de 2025 y publicado en el Registro Oficial el 15 de mayo del mismo año, reforma el Acuerdo Ministerial Nro. MDT-2023-140, el cual establece las Normas Generales Aplicables al Control de las Obligaciones del Empleador y los Procedimientos de Inspección.

Artículos Reformados y Principales Cambios

1. Artículo 1: Incorporación del Artículo 5.1 sobre el código HASH.

• El Ministerio del Trabajo generará un código HASH para aplicarlo sobre documentos escaneados cargados en el sistema.
• Este código asegura la conservación de la huella digital del documento, validando su autenticidad y aprobación.

2. Artículo 2: Sustitución del artículo 6 por un nuevo texto sobre el Registro del Contrato de Trabajo.

• El empleador debe registrar y mantener obligatoriamente la información de todos los trabajadores activos en la plataforma habilitada por el Ministerio.
• El registro debe realizarse en el plazo de un (1) mes posterior al ingreso del trabajador.
• Se establece la obligación de conservar documentos originales y digitales para presentarlos a autoridades cuando se requiera.
• El empleador que desee reducir la jornada laboral debe obtener la aprobación del Ministerio del Trabajo conforme al artículo 47.1 del Código del Trabajo y registrar dicha reducción en el sistema designado para tal fin.
• El ente rector del trabajo no conservará física ni digitalmente los documentos de las obligaciones laborales registradas en las plataformas informáticas; la conservación de dichos documentos es responsabilidad exclusiva del empleador.

3. Artículo 3: Adición de artículos posteriores al artículo 6 respecto de la obligación de entregar documentación.

• Artículo 6.1: Obligación del empleador de entregar documentación (original o copia certificada) a trabajadores y extrabajadores, incluyendo contratos, actas de finiquito, roles de pago, entre otros (todos los documentos derivados de la relación contractual). Incumplimiento será sancionado.

4. Artículo 4: Sustitución del artículo 12, sobre empleadores del servicio doméstico.

• Deben cumplir obligaciones establecidas en dicho capitulo, con registro en plataforma y formularios firmados por empleador y trabajador.
• Evidencia del pago y conservación bajo custodia del empleador.

5. Artículo 5: Adición del artículo 12.1 sobre empleadores con calificación artesanal.

• Los empleadores con calificación artesanal deben registrar a los trabajadores que desempeñen funciones administrativas en el módulo respectivo del sistema que el Ministerio de Trabajo disponga para el efecto.
• Se exceptúa de esta obligación a los operarios y aprendices artesanos, conforme a lo establecido en la Ley de Defensa del Artesano.

6. Artículo 6: Sustitución del artículo 19, sobre registro de actas de finiquito.

• Empleador debe registrar actas y datos del extrabajador en plataforma del Ministerio.
• Plazo máximo de 15 días para registrar actas tras la terminación de la relación laboral.
• El acta debe estar suscrita por ambas partes y acompañada del comprobante de pago debe ser cargada en formato PDF en el sistema del Ministerio de Trabajo para la generación del código HASH y la finalización del proceso de legalización.

7. Artículo 7: Sustitución del artículo 20, sobre pago por consignación.

• El empleador tiene un plazo máximo de 15 días para localizar y pagar directamente al extrabajador que no haya cobrado o se haya negado a recibir su liquidación.
• Si el extrabajador no se presenta para cobrar, el empleador debe realizar el pago mediante consignación en línea de los valores correspondientes, utilizando el sistema designado por el Ministerio del Trabajo.
• El procedimiento implica:
  • Generar el acta de finiquito en el sistema informático del Ministerio.
  • Obtener la aceptación virtual del empleador sobre la veracidad de la información proporcionada.
  • Presentar la documentación que garantice el cumplimiento de las obligaciones patronales para la revisión del inspector del trabajo (roles de pago, justificativos de descuento, etc.).
• El inspector validará el acta y la documentación, autorizando el pago correspondiente.
• Una vez realizado el pago, el empleador debe cargar en la plataforma el comprobante de pago y el acta debidamente firmada para finalizar la legalización del proceso.
• El empleador debe conservar todos los documentos, tanto físicos como digitales, bajo su custodia exclusiva para posibles controles y auditorías.

8. Artículo 8: Sustitución del artículo 24, sobre aprobación del reglamento interno de trabajo.

• El Director Regional del Trabajo emitirá resolución para aprobar el reglamento.
• Si se niega el registro, el peticionario deberá ingresar nuevamente el trámite.
• Plazo improrrogable de 15 días para descarga del documento como respaldo. Transcurrido el plazo los documentos se eliminarán automáticamente.
• Información se mantendrá indefinidamente y el ente rector realizará controles aleatorios.

9. Artículo 9: Adición de la Disposición General Décima y Décima Primera.

• La certificación y custodia de la información y documentación, incluyendo los documentos protegidos con código HASH, ingresados al sistema es responsabilidad exclusiva del empleador.
• El Ministerio del Trabajo no asume responsabilidad alguna por la conservación física o digital de estos documentos.
• Una vez vencido el plazo para el registro, aprobación o reporte, la documentación cargada no se conservará en el Ministerio. La información no descargada en el plazo otorgado deberá ser ingresada nuevamente, aplicándose las sanciones correspondientes.

10. Disposiciones Transitorias

• En 1 mes desde la vigencia, se emitirá Manual de Uso del Código HASH para socialización ciudadana sobre el nuevo proceso de registro de obligaciones laborales.
• En 2 meses desde la vigencia, diversas Direcciones del Ministerio de trabajo deberán realizar las actualizaciones en procesos, instrumentos y sistemas para la implementación del presente Acuerdo Ministerial.

En caso de requerir información adicional, por favor contactarse con el correo electrónico laboral@bustamantefabara.com.

Elaborado por: Dr. Francisco Vacas; y, Abg. Emilia Montalvo