Nos permitimos recordar el cumplimiento de las siguientes obligaciones societarias de las compañías ecuatorianas sujetas al control de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, (en adelante ¨SCVS¨)
1. Celebración de la Junta General Ordinaria hasta el 31 de marzo de cada año.
La Junta General Ordinaria de Accionistas o Socios deberá reunirse dentro de los tres meses posteriores a la finalización de cada ejercicio económico, es decir, hasta el 31 de marzo de cada año.
Los documentos que deben ser conocidos se encuentran detallados en los numerales 2, 3 y 4 del Art. 231 de la Ley de Compañías:
• Conocer anualmente las cuentas, los estados financieros, los informes que le presentaren los administradores o directores y los comisarios, de haberse acordado la creación de estos últimos en el estatuto social, acerca de los negocios sociales y dictar la resolución correspondiente. Igualmente conocerá los informes de auditoría externa en los casos que proceda. Cuando por disposición estatutaria se hubiere acordado la existencia de comisarios, no podrán aprobarse, ni el balance, ni las cuentas si no hubieren sido precedidos por el informe de los comisarios;
• Fijar la retribución de los comisarios, administradores e integrantes de los organismos de administración y fiscalización, cuando no estuviere determinada en los estatutos o su señalamiento no corresponda a otro organismo o funcionario;
• Resolver acerca de la distribución de los beneficios sociales; […]
2. Presentación de Estados Financieros y otros documentos a la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, hasta el 30 de abril de cada año.
Los documentos señalados en el artículo 20 de la Ley de Compañías, se enviarán a la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros en el primer cuatrimestre de cada año, es decir, hasta el 30 de abril. Los documentos son los siguientes:
1. Copias autorizadas del juego completo de los estados financieros, preparados con base en la normativa contable y financiera vigente, así como de las memorias e informes de los administradores establecidos por la Ley y de los organismos de fiscalización, de haberse acordado su creación.
2. La nómina de los administradores, representantes legales y socios o accionistas.
3. Los demás datos que se contemplaren en el reglamento expedido por la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros.
Si esta documentación no hubiese sido aprobada por la Junta Ordinaria antes de la fecha máxima de presentación, esto es, hasta el 30 de abril, pero estuviese lista para ser enviada, el representante legal, bajo su personal y exclusiva responsabilidad, deberá remitirla en línea a la SCVS, junto con una declaración que acredite que la Junta Ordinaria no se ha instalado. Con este procedimiento, se entenderá por cumplida la obligación descrita.
En caso de incumplimiento en la presentación de la información, el administrador será sancionado con una multa de uno a doce salarios básicos unificados. Usualmente, la SCVS impone una multa por este incumplimiento equivalente a un salario básico unificado. Además, se le retira a la Compañía su Certificado de Cumplimiento de Obligaciones.
De acuerdo con el artículo 23 de la Ley de Compañías, la obligación de presentar Estados Financieros hasta el 30 de abril también aplica para sucursales de compañías extranjeras domiciliadas en el Ecuador.
Las consultas se las puede realizar al teléfono (593-2) 2562680 o a la siguiente dirección electrónico: mvillagomez@bustamantefabara.com.